Budget och kostnadskontroll

Problemställning 

På ett uppdrag som business controller följde jag varje månad upp utfall mot given budget och prognos. En av kostnaderna avvek ganska kraftigt mot budget varje månad mot budget vilket ledde till ett större ”grävjobb” i den kostnaden. Då det var extremt många avtal och tusentals transaktioner var kostnaden svår att följa och svårt att förstå vad som orsakade den stora avvikelsen.  

Lösning 

Avtalen var många men det jag gjorde vara att först bena ut vilka avtal som stod för den största andelen av kostnaden och på så sätt minimera analysarbetet. Detta mynnande ut i några större avtal vilket gjorde att jag kunde gå tillbaka till budgeten för att se vilket av avtalen som avvek mest.  

Utmaning 

Komplexiteten i de olika avtalen gjorde att det krävdes många analyser och samtal med anställda för att förstå hur allt hängde ihop för att sen kunna sammanställa kalkyler som på ett bra sätt visade avvikelserna. 

Resultat 

Analysen visade att det dels fanns kostnader som tillhörde andra kostnadsställen, vilket rättades upp för året. Den visade även att kostnaden för några delar i budgeten var för lågt räknad givet ökade volymer. Förutom ett bra underlag som förklarade avvikelsen gav detta också ett bra underlag för att ha kontroll på kostnaden samt inför nästa budgetarbete.