Problemställning
På ett uppdrag som Business Controller arbetade jag med månatlig uppföljning av utfall mot given budget och prognos. I ett av fallen avvek en av kostnaderna kraftigt mot budget varje månad vilket ledde till en omfattande utredning. Då det var extremt många avtal och transaktioner, var det en utmaning att förstå vad som orsakade den stora avvikelsen.
Lösning
Avtalen var många och därmed inledde jag arbetet med att reda ut vilka avtal som stod för den största andelen av kostnaden för att på så sätt minimera analysarbetet. Detta mynnande ut i några större avtal vilket innebar att jag kunde se över budgeten för att avgöra vilket av avtalen som avvek mest.
Utmaning
Komplexiteten i de olika avtalen gjorde att det krävdes många analyser och samtal med anställda – dels för att förstå hur allt hängde ihop, dels för att kunna sammanställa kalkyler som på ett tydligt sätt visade avvikelserna.
Resultat
Analysen visade att det fanns kostnader som tillhörde andra kostnadsställen, vilket rättades upp för året. Den visade även att kostnaden för vissa delar i budgeten var för lågt räknad givet ökade volymer. Förutom ett bra underlag som förklarade avvikelsen gav detta också ett bra underlag för att ha kontroll på kostnaden samt inför nästa budgetarbete.