Projektredovisning

Problemställning 

I ett uppdrag kom jag in som redovisningsansvarig. Projektredovisningen var företagets största inkomstkälla. I samband med att företaget fått in två större kunder blev det betydligt högre krav på en fungerande projektredovisning och processerna runt omkring. Eftersom jag kom in i en ganska rörig period och den första kunden redan var på rull blev det lite som att operera en springande patient. 

Lösning 

Det första som gjordes var att identifiera vilken typ av projekt som fanns och hur dessa skulle läggas upp på ett fungerande sätt i affärssystemet. I samband med att projekten lades upp skulle också ett avtal eller motsvarande från kunden adderas i projektet som en bifogad pdf samt även projektets budget. Eftersom det varje månadsbokslut skulle göras en värdering av pågående projekt måste det i systemet framgå vilka projekt som var fastpris och vilka som var löpande vilket även skulle spegla in i balansräkningen.  

Utmaningar 

Systemet var inte uppdaterat på flera år och för att ens kunna använda systemet på det sätt som önskades blev en större uppgradering det första att ta tag i och därefter möjligt att sätta upp de parametrar som krävdes. Det var många nya processer i organisationen som skulle på plats och det var viktigt att få med alla, framförallt projektledarna, i de förändringar som gjordes samt förståelse för varför det behövde göras. 

Resultat 

När processer, uppgradering av systemet och parametrar var på plats gick det att på varje projekt gå in och se vad som avtalats med kunden samt följa upp utfall mot given budget. Projekten som nu fanns uppdelade på fastpris och löpande på ett strukturerat sätt i systemet kunde värderas både enklare och med större säkerhet