Problemställning
I ett uppdrag hos kund arbetade jag som redovisningsansvarig. Projektredovisningen var företagets största inkomstkälla. Många delar hanterades manuellt och i samband med att företaget fått in två större kunder ställdes ett betydligt högre krav på en fungerande projektredovisning samt processerna omkring. Då jag kom in i en relativt omständlig period samt att en av de större kunderna redan var utrullad i befintlig projektprocess och ökade kontinuerligt i omfattning blev utmaningen ännu större.
Lösning
Det första som gjordes var att identifiera vilka typer av projekt som fanns samt hur dessa skulle administreras i ett fungerande affärssystem. I samband med att projekten lades upp skulle också ett avtal eller motsvarande från kunden adderas i projektet tillsammans med projektets budget. Eftersom det vid varje månadsbokslut skulle göras en värdering av pågående projekt var de viktigt att det i systemet framgick vilka projekt som var fastpris och vilka som var löpande – något som även skulle speglas i balansräkningen.
Utmaningar
Systemet var inte uppdaterat och kunde därmed inte användas på det sätt som önskades. Därför genomfördes en större uppgradering för att kunna inrätta relevanta parametrar. Det var många nya processer i organisationen som skulle på plats och det var viktigt att skapa förståelse för varför förändringen behövde genomföras. Det gällde att få med alla i den nya förändringsresan, framförallt projektledarna.
Resultat
När processer, uppgradering av systemet och parametrar var på plats gick det att på varje projekt gå in och se vad som avtalats med kunden samt följa upp utfall mot given budget. Projekten som nu fanns uppdelade på fastpris och löpande på ett strukturerat sätt i systemet kunde värderas både enklare och med större säkerhet.